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Der Daten­manage­ment­plan

Eine Wegbeschreibung für Daten

Ein Datenmanagementplan (DMP) strukturiert den Umgang mit Forschungsdaten eines wissenschaftlichen Projekts. Er beschreibt, wie während der Laufzeit und nach Projektende mit verwendeten Daten verfahren wird. Viele Drittmittelgeber (DFG, FWF, SNF, Horizon Europe, Volkswagenstiftung) erwarten für die Vergabe von Mitteln aus bestimmten Förderlinien Angaben zum Umgang mit Forschungsdaten als Teil eines Förderantrags. Ein formaler DMP wird zwar nur in den seltensten Fällen bislang gefordert, v.a. von der EU. Dennoch ist ein DMP für die Arbeit an einem Forschungsprojekt gewinnbringend. Insbesondere lässt sich in einem DMP über den gesamten Forschungsdatenlebenszyklus hinweg der aktuelle Stand und Besonderheiten vermerken. Somit ist es für die Verwaltung und um den Überblick zu behalten, hilfreich.

Was sind Datenmanagementpläne? Von Kerstin Helbig; Katja Krause; Carolin Kruse; Florian Rehak; Gianpiero Tari (HU Berlin). Einige Rechte vorbehalten (CC BY 4.0)

Elemente eines DMP

Grundsätzlich kann jeder und jede einen eigenen, individuell formulierten Datenmanagementplan aufstellen. Dieser kann die folgenden grundlegenden Informationen enthalten:

Bestandteile eines Datenmangementplans im Überblick

Ziele, Träger, Partner, Projektverantwortlicher und Laufzeit

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Beschreibung von Herkunft und Qualität bereits existierender Daten sowie deren Integration ins Projekt

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Schätzung der Datenart- und menge; Information zur Art der Datenerzeugung; Angaben zu voraussichtlichen Datenformaten, zur Art der Datengenerierung, zur Datendokumentation und zur Reproduzierbarkeit

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Informationen zur Datenverwaltung inkl. Datenspeicherung, Dateibenennung und -versionierung sowie Synchronisation und kollaboratives Arbeiten

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Informationen zu Kriterien und Zeitpunkt der Datenauswahl sowie Informationen zum Zeitpunkt und Weg der Datenübergabe, Angaben zu Metadaten, Datenvalidierung und zur Archivierung.

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Berücksichtigung der Vorgaben von Förderinstitutionen und Archivierungsinstitutionen, Informationen zu Eigentums- und Urheberrechten, Informationen zu beabsichtigten Zugriffs- und Nutzungsregelungen, Informationen zur Sicherstellung des Datenschutzes falls notwendig, Angaben zur Datensicherung und zur Back-Up-Strategie

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Welche Daten werden getauscht? Wie wird der Datenaustausch umgesetzt? Informationen zur angestrebten Interoperabilität mit in der eigenen Wissenschafts-Community etablierten fremden Datendiensten

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Informationen zu Verantwortlichkeiten für das Datenmanagement

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Angaben zu voraussichtlichen Kosten für die Einhaltung des DMP inkl. Personal, Erstellung von Metadaten, Digital Curation Services und Archivierung

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Der Nutzen eines Datenmanagementplans

Die wissenschaftliche Praxis zeigt, dass sich der zeitliche Aufwand durch die bessere Strukturierung, Dokumentation und Organisation von Forschungsdaten umso eher lohnt, je niedriger die Wiederverwendungsbarriere ist. Für die Einhaltung eines DMP notwendige zusätzliche personelle, technische oder infrastrukturelle Ressourcen können in der Regel in Drittmittelanträgen geltend gemacht werden. 

Vorteile Nachteile
Eröffnet Zugang zu bestimmten Förderlinien Die Überwachung der Einhaltung des DMP erfordert personelle Ressourcen
Erleichtert die Dokumentation bei Berichtspflichten Die Erstellung und Einhaltung des DMP erfordert Zeit und ggf. weitere Ressourcen (z.B. Infrastruktur)
Vereinfacht die eigene Nachnutzung von Daten, durch Vorgabe klarer Strukturen                                                                                                          bestehende Dateiformate müssen evtl. konvertiert werden
Erhöht die Anzahl der Zitationen durch geregelte Nachnutzungsmöglichkeiten für Dritte  
Datenpublikation gilt als eigenständige Publikation  
Verringert die Gefahr von Datenverlust  

Erhöht die Chance, dass Datenträger und Dateiformate nach 10 Jahren noch lesbar sind

 
Verbessertes Wissensmanagement bei Personalwechsel  

Kostenfreie DMP-Tools im Web

Es stehen kostenfreie Tools sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zur Verfügung mit denen sich ein Datenmanagementplan aus bereits vorhandenen Modulen und Textbausteinen „zusammensetzen“ lassen. RDMO, der Research Data Management Organiser, geht dabei noch einen Schritt weiter. Mit diesem Tool lässt sich sowohl ein DMP erstellen als auch das ganze Forschungsprojekt managen. Eine einfache Anleitung findet sich hier.

Was leistet der Research Data Management Organiser RDMO? (veröffentlicht unter der Lizenz CC0)

Science Europe hat einen übergeordneten Leitfaden für die Erstellung von DMP unter Berücksichtigung der FAIR-Kriterien erarbeitet. Des Weiteren finden sich auf den Seiten der Humboldt-Universität Berlin Muster-DMPs für Projektanträge bei DFG, BMBF, Volkswagenstiftung und Horizon 2020, welche für eine erste Orientierung für das Ausfüllen eines Datenmanagementplans genutzt werden können. Der „Data Management Plan Catalogue“ von LIBER stellt DMPs aus verschiedenen Disziplinen auf Zenodo zur Verfügung.

Das GFBio DMP Tool stellt seinen Nutzerinnen und Nutzern die grundlegenden Fragen zur Datenmanagementplanung und dokumentiert die gegebenen Informationen strukturiert.
Um einen DMP zu erhalten, der durch GFBio qualitätsgesichert ist, können die Nutzerinnen und Nutzer nach Ausfüllen des Fragenkatalogs eine Supportanfrage an GFBio stellen. Die Anwenderinnen und Anwender können ihre Eingaben speichern und eine PDF-Version ausgeben. Das Tool basiert auf den DFG-Richtlinien zum Umgang mit Forschungsdaten in der Biodiversitätsforschung. Begleitend führt ein HowTo in die wichtigsten Aspekte eines DMP und die von GFBio angebotenen Dienste ein.

Die nachfolgende Tabelle bietet eine Übersicht über disziplin-agnostische, frei im Netz verfügbare DMP-Tools.

Name Betreiber Sprache Templates
ARGOS OpenAIRE Englisch
  • EU Horizon 2020

DMPonline (DMP Roadmap)

Digital Curation Center Englisch
  • EU Horizon 2020
  • wichtigste UK-Förderorganisationen
DMPTool (DMP Roadmap) University of California Curation Centre Englisch
  • wichtigste US-Förderorganisationen
  • DCC Template
Data Stewardship Wizard ELIXIR CZ/ ELIXIR NL Englisch
  •  FAIR Open Science
Research Data Management Organizer Leibniz Institut für Astrophysik Potsdam

Deutsch/

Englisch

  • wichtigste deutsche Förderorganisationen
  •  EU Horizon 2020

Datenmanagementplan-FAQ

Warum muss ich einen DMP schreiben?

Die Erstellung eines Datenmanagementplans ist häufig Voraussetzung für die Förderung in einigen Drittmittelprogrammen. Darüber hinaus ist die Erstellung eines Datenmanagementplans auch unabhängig davon für ein verbessertes Wissensmanagement, die Einhaltung der guten wissenschaftlichen Praxis sowie für eine einfachere Nachnutzung der Forschungsdaten hilfreich.

Wann sollte ich meinen DMP schreiben?

Sinnvollerweise sollte ein Datenmanagementplan so früh wie möglich im Forschungsprozess erstellt werden. Häufig werden bereits vor Projektbeginn erste Überlegungen zum Umgang mit Forschungsdaten angestellt und in einem Abschnitt des Förderantrags dargelegt. Eine frühzeitige Planung ermöglicht zudem die Beantragung von anfallenden Kosten für das Forschungsdatenmanagement. Ob und bis wann ein Datenmanagementplan vorliegen muss, hängt vom Förderer bzw. den Förderbedingungen der jeweiligen Ausschreibung ab. Der Datenmanagementplan sollte im Projektverlauf ergänzt und angepasst werden.

Gibt es Vorlagen zum Schreiben von Datenmanagementplänen?

Es gibt Checklisten, Vorlagen und Beispiele, an denen man sich orientieren kann. In einigen Fächern (bspw. in der Bildungsforschung) bzw. bei einigen Förderern  (bspw. der EU) ist eine bestimmte Struktur vorgeschrieben bzw. wird eine Reihenfolge empfohlen. Vorlagen, Textbausteine und Beispiel-DMPs sollten grundsätzlich als Orientierungshilfe verstanden werden. Eine Anpassung an Projektspezifika und lokale Gegebenheiten ist empfehlenswert.

Reicht ein DMP für ein ganzes Verbundprojekt?

Eine Möglichkeit für Verbundprojekte ist es, allgemeine Grundsätze in einer Projekt-Richtlinie festzulegen, und dann auf Ebene einzelner Teilprojekte detaillierte Datenmanagementpläne auszuarbeiten. Diese enthalten dann Angaben zu konkreten Maßnahmen und Werkzeugen, mit denen die Richtlinie umgesetzt werden soll. Alternativ kann ein gemeinsamer Datenmanagementplan erstellt werden, in dem die Besonderheiten der Teilprojekte zum Beispiel in Tabellenform dargestellt werden.

Ich kann jetzt noch nicht abschätzen, welche und wie viele Daten ich in meinem Projekt erzeugen werde. Was schreibe ich in meinen DMP?

Auch wenn das Datenaufkommen noch nicht genau vorhersehbar ist, sollte man dieses so konkret wie möglich abschätzen. Dabei ist es sinnvoll, sich am erwartbaren Maximum zu orientieren. Da ein Datenmanagementplan ein lebendes Dokument darstellt, kann die Schätzung im Laufe des Projekts korrigiert oder spezifiziert werden.

Die Richtlinien zum Datenmanagement meines Verlages und meines Forschungsförderers unterscheiden sich. Was schreibe ich in den DMP?

Für den Fall, dass sich geltende Policies oder Richtlinien zum Datenmanagement deutlich unterscheiden, so sollte derjenigen Richtlinie Vorzug gebeben werden, die den höheren Verbindlichkeitsgrad bzw. die strengeren Verpflichtungen aufweist. Im Zweifel ist es ratsam, sich von der lokalen Forschungsdatenmanagement-Servicestelle beraten zu lassen.

Wird die Einhaltung des DMP von Forschungsförderern kontrolliert?

Die Überprüfung der Einhaltung des Datenmanagementplans variiert von Förderer zu Förderer. Teilweise gibt es stichprobenartige Kontrollen. Sollten sich während des Projektverlaufs Änderungen im Umgang mit den Forschungsdaten ergeben, so sollten diese im Datenmanagementplan nachgetragen werden. Dazu empfiehlt es sich, mit einer Änderungshistorie oder mit Versionierungen zu arbeiten.