Für die kollaborative Arbeit mit Forschungsdaten ist aufgrund der Vielzahl von Beteiligten und Institutionen eine zentral koordinierte Planung des Forschungsdatenmanagements und aller Workflows noch wichtiger als für die individuelle Forschung. Von Beginn an sollten die grundlegenden Verantwortlichkeiten und der Umgang mit den im Forschungsprojekt entstehenden Daten in einer Projekt-Policy festgelegt werden - unabhängig von eventuell vorhandenen institutionellen oder disziplinären Policies.

Die konkreten Maßnahmen sind in einem Datenmanagementplan (DMP) festzulegen, der sich idealerweise am Datenlebenszyklus orientiert. Neben Aussagen zum Umgang mit den im Projekt entstehenden Forschungsdaten während der Projektlaufzeit enthält dieser Informationen zu den konkreten Anforderungen der Förderorganisation, Aussagen zu Urheberrecht und Rechten an geistigem Eigentum der Forschungsdaten, Vertraulichkeitsvereinbarungen sowie Richtlinien zum Umgang mit den Daten am Projektende, wie Datenveröffentlichung oder -vernichtung. Der Datenmanagementplan ist wichtig, um Daten für Dritte interpretierbar und nachnutzbar zu machen und wird daher mittlerweile von vielen Drittmittelgebern (DFG, EU Horizon 2020, Volkswagenstiftung) für die Vergabe von Mitteln aus bestimmten Förderlinien als Teil eines Förderantrags erwartet.