Gemeinsamer Datenzugriff und Data Sharing

Für das kollaborative Arbeiten ist die gemeinsame Bearbeitung von und der Zugriff auf Dateien erforderlich. Dadurch kann man viel Zeit sparen und alle Beteiligten haben automatisch immer die aktuellsten Dateiversionen vorliegen. Hierbei bestehen folgende Anforderungen:

Speicherung und Austausch von Dokumenten und Datendateien,
Die Fähigkeit, Dokumente und Dateien in Ordnern zu organisieren,
Ein Zutrittskontrollsystem, das die Authentifizierung und Autorisierung auf einfache Weise verwaltet,
Versionskontrolle von Dokumenten und Datendateien,
Ggf. Möglichkeit der Metadaten-Annotation bzw. Festlegung von Metadatentemplates
Dateisperren verhindern, so dass Benutzende gleichzeitig an derselben Datei arbeiten können
Wahrung des Datenschutzrechtes

Speichern gemeinsamer Daten

Gruppenlaufwerk

Ein institutionelles Laufwerk

[+] eine Institution ist zuständig für Setup, Speicherung, Sicherung und Zugangskontrolle
[+] auf einen bestimmten Teil kann über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) zugegriffen werden
[-] Zugriffskontrolle (evtl. schwierig zu handhaben)
[-] Externe Projektpartner bekommen evtl. keinen Zugang

Server

Ein sicherer Datenübertragungsserver (SFTP)

[+] eine Institution ist zuständig für Setup, Speicherung, Sicherung und Zugangskontrolle
[+] integrierte Zugangskontrolle unabhängig vom Active Directory (zentralen Verzeichnisdienst) der Forschungseinrichtungen
[-] mögliche Vorbehalte, außenstehenden (der Institution nicht zugehörigen) Personen Zugang zu gewähren

Cloud

Ein cloudbasierter File-Sharing-Dienst

Über Cloud-Dienste können unkompliziert und ortsunabhängig Dateien innerhalb einer Gruppe geteilt werden. Hierbei empfiehlt sich aufgrund von Datenschutzaspekten die Nutzung institutioneller Cloud-Dienste und Bundesland-Dienste, wie bwSync&Share, Sciebo oder Academic Cloud. Weitere länderspezifische Angebote finden Sie auf den Seiten der Bundesländer.

Bei kommerziellen Diensten sollten die Nutzungsbedingungen aufmerksam gelesen werden und vor allem bei außereuropäischen Cloud-Services ist aus datenschutzrechtlicher Sicht Vorsicht geboten. Alternativen zu Dropbox, Google Drive oder Microsoft Onedrive wären z. B. OwnCloud, SpiderOak, Mega.nz, Tresorit oder Wolkesicher.

[+] einfach einzurichten und zu verwenden
[-] begrenzter Speicherplatz
[-] Sicherheitsbedenken bezüglich der Aufbewahrung von Dateien und Backups

Mehr Informationen hierzu finden Sie in dem Themenbereich Speichern und Rechnen.

Kollaboratives Arbeiten an Dokumenten

Für kollaboratives Arbeiten ist die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Dateien unerlässliche Notwendigkeit. Dafür gibt es zahlreiche Tools und Werkzeuge wie beispielsweise:

Sie vermissen ein wichtiges Werkzeug? Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf und bringen Sie Ihre Erfahrung und Ihr Wissen im Umgang mit Forschungsdaten ein.